Concepts principaux
Une fois que vous avez créé vos profils de personnel, vous pouvez commencer à compléter votre calendrier.
La planification dans Workstaff est divisée en 5 concepts principaux :
- Projets
- Quarts
- Horaires
- Affectations
- Postes
Projets
La création d'un projet vous permet de créer une base pour la planification d'un événement ou d'un planning complet, qu'il s'étende sur une journée ou plus. C'est dans le projet que vous allez créer les différents quarts auxquels vous pouvez affecter du personnel.
Des informations simples suffisent pour créer un projet :
- Le nom du projet
- La ou les dates
- L'endroit (ville ou adresse)
Les quarts
L'ajout de quarts de travail vous permet de préciser les exigences en matière de temps, de personnel et de poste. Pour créer une équipe, vous aurez besoin des informations suivantes :
- La ou les dates
- Le poste
- Les heures de début et de fin
- Le nombre d'employés nécessaires
- Vous pouvez éventuellement ajouter une étiquette, un temps de pause et un temps de déplacement au quart.
Les horaires
Une fois que vos quarts sont créés, ils constituent un horaire. Workstaff vous permet de créer plusieurs horaires au sein d'un même projet de plusieurs manières :
- Ajouter un nouvel horaire : ajoutez des équipes à des dates différentes de l'horaire que vous venez de créer.
- Répéter un horaire : vous pouvez copier un horaire et le coller sur d'autres dates. Cette option vous permet également d'affecter la même équipe à cet horaire.
Affectations
Après avoir créé vos quarts dans le projet, vous pouvez y affecter du personnel. Vous pouvez le faire de différentes manières :
- Suggestions : une liste de suggestions de personnel est fournie afin que vous puissiez choisir les profils qui correspondent le mieux à l'équipe. Ces suggestions sont basées sur la disponibilité, les compétences et les notes associées au personnel.
- L’organisateur de Candidats : cet outil vous permet de voir en un coup d'œil qui a postulé un poste, d'examiner les candidatures et de réserver du personnel. Il vous permet également de sélectionner du personnel dans l'ensemble de votre banque de personnel.
Postes
La spécification d'un poste est nécessaire pour la création d’un quart de travail. Vous pouvez en choisir un dans la liste de suggestions qui vous est présentée lors de la création du quart. Les postes de cette liste correspondent aux compétences que vous avez associées à chaque profil de personnel.