Ajouter du personnel de votre équipe
L'une des premières choses que vous devez faire lorsque vous démarrez avec Workstaff est de créer un profil pour chaque travailleur que vous allez gérer au sein de la plateforme.
Si vous gérez une grande équipe ou faites partie d'une organisation complexe, vous n'avez pas besoin d'ajouter tout le monde pour commencer avec Workstaff. Nous suggérons généralement aux organisations qui rejoignent Workstaff de commencer par un sous-ensemble de leur personnel (une équipe, un département ou un projet spécifique) et d'ajouter progressivement d'autres employés au fur et à mesure qu'ils se familiarisent avec l'outil et le comprennent mieux.
Si l'adoption de Workstaff par petites étapes n'est pas une option pour votre organisation, notre équipe de Réussite Client peut vous aider à planifier votre transition, et nous avons même l'option d'importer des lots de personnel à partir d'une base de données que vous nous fournissez.
Création de profils
- Dans le menu principal, allez à la section Personnel.
- Cliquez sur le bouton Ajouter
- Remplissez les informations de contact de chaque travailleur que vous souhaitez ajouter
- Cliquez sur Ajouter X personne(s) pour créer les profils dans votre base de données
Seules quelques informations sur votre personnel peuvent être fournies dans cette fenêtre. Une fois les profils créés, des informations supplémentaires peuvent être fournies dans le tiroir de profil.
Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 employés en même temps. Si vous devez en ajouter plus de 10, vous pouvez utiliser la fenêtre plusieurs fois, ou, pour les bases de données de personnel plus importantes, nous offrons également un service d'importation de grandes listes de personnel.
Lorsque le numéro de téléphone d'un membre du personnel est situé en dehors de l'Amérique du Nord, vous pouvez l'ajouter à son profil mais il ne pourra pas l'utiliser pour se connecter à l'application mobile. Veillez à ajouter une adresse électronique valide à leur profil afin qu'ils puissent l'utiliser pour se connecter.
Facultatif: Envoyer des invitations
Vous pouvez, en option, envoyer des courriels d'invitation automatiques au personnel que vous invitez. L'email envoyé par Workstaff contiendra des instructions pour installer l'application mobile, et inclura une marque de votre organisation (comme le logo).
Pour envoyer des invitations, sélectionnez Envoyer les instructions pour installer l'app mobile avant de créer les profils. Lorsque cette option est sélectionnée, une adresse électronique doit au moins être fournie pour chaque employé.
Importer une liste de personnel
Besoin de créer plusieurs profils de personnel en une seule fois ? Notre outil d’import en masse rend cela rapide et simple.
Téléchargez un fichier exemple pour commencer, puis complétez-le en suivant les règles d’import ci-dessous :
| Champ | Obligatoire ? | Notes |
|---|---|---|
| Prénom | Oui | Prénom du membre du personnel |
| Nom | Oui | Nom du membre du personnel |
| Courriel | Non | Adresse courriel du membre du personnel |
| Téléphone mobile | Non | Numéro de téléphone du membre du personnel |
| Compétences | Non | Compétences du personnel séparées par des virgules |
| Langue | Non | Langue de communication préférée |
Une fois votre fichier prêt, vous pouvez l’importer depuis l’onglet Personnel en cliquant sur les trois points à côté du bouton + Ajouter, puis en sélectionnant Importer.
Le système détectera automatiquement les erreurs et vous les affichera avant la finalisation de l’import. Vous pourrez les corriger et relancer le processus.
Pour envoyer les invitations, sélectionnez Envoyer les instructions pour installer l’app mobile avant de cliquer sur Continuer.
Une fois l’import terminé à 100 %, vos membres du personnel seront créés !